I 4 requisiti per scegliere il vostro consulente ideale sui sistemi di gestione

In questo anno di conversione dei sistemi di gestione, in particolare ISO 9001 e ISO 14001, ho avuto il piacere e la fortuna di lavorare per diversi clienti certificati da molti anni.

Probabilmente la coincidenza tra gli adeguamenti che le aziende dovevano applicare sui loro sistemi, con quello che io chiamo “rinascimento industriale” (finalmente un anno di crescita che in alcuni settori si sta rivelando molto importante), ha fatto si che le aziende abbiano deciso di togliere un po’ di polvere dai loro “manuali qualità” e di riappropriarsi dei sistemi.

Tuttavia, lavorando in questo ambito, ho notato due aspetti problematici, abbastanza ricorrenti, che riguardano la consulenza:

• Sistemi di gestione sovra abbondanti e iper-articolati, spesso dovuto a sistemi piuttosto datati;
• File e/o documenti cartacei non lasciati alle aziende.

Per evitare il susseguirsi di queste problematiche è bene che il vostro consulente risponda a determinati requisiti:

Qualità. Il consulente dei sistemi di gestione dovrebbe saper combinare tra loro esigenze con obiettivi diversi: ad esempio l’ottenimento della certificazione, la manutenzione ordinaria del sistema, l’oliatura della organizzazione.

Semplicità. Il consulente deve essere una sorta di facilitatore nei processi di gestione aziendale. A tal proposito, nei sistemi sarebbe bene evitare l’eccesso di moduli, procedure troppo lunghe, informazioni documentate (come si chiamano oggi!) e ridondanti, in cui si riprendono paragrafi interi già scritti in altre procedure.

Trasparenza. Un buon consulente dovrebbe sempre essere in grado di far capire al cliente quello che sta facendo, lavorando in modo chiaro e trasparente. In caso contrario si rischia di arrivare al punto in cui “solo il consulente sa metterci le mani” e il cliente viene escluso dai processi. L’obiettivo di oggi è raggiungere i risultati in modo efficace ed efficiente, ottimizzando tempi e costi!

Responsabilità. È buona prassi che il consulente depositi in azienda i file e le copie dei documenti. Vi è infatti un aspetto “morale” a cui il consulente deve rispondere, tuttavia la responsabilità ricade anche sull’azienda, che non può permettersi di trasferire all’esterno l’intera gestione senza nemmeno monitorarla.

Ancora una volta l’unico obiettivo è fare bene le cose, in modo trasparente, semplice, professionale e sempre a tutela e a garanzia del cliente. Se il vostro consulente riuscirà a soddisfare queste caratteristiche sarete certamente in buone mani!